Outlook & collaboratif
Atelier Teams et agenda 3h30
L'atelier en quelques mots
Un atelier court pour passer d’une utilisation basique d’Outlook à une organisation plus efficace et collaborative.
Le workshop Outlook & collaboratif permet de mieux gérer sa boîte mail, automatiser quelques actions simples, organiser ses rendez-vous, partager des fichiers avec les bons droits et utiliser Teams pour collaborer plus facilement.
L’objectif n’est pas de maîtriser tout Microsoft 365 en une séance. L’objectif est de prendre de bons réflexes sur les usages essentiels : trier, répondre, organiser, partager, inviter, collaborer et sécuriser les échanges du quotidien.
Informations clés
Public & prérequis
Public concerné
Cet atelier s’adresse aux personnes qui utilisent déjà Outlook ou une messagerie professionnelle et qui souhaitent gagner du temps dans la gestion des e-mails, de l’agenda, des fichiers partagés et des réunions en ligne.
Il est particulièrement adapté aux salariés, indépendants, associations, petites structures, équipes administratives ou personnes qui souhaitent mieux collaborer avec Outlook, Teams, OneDrive ou des outils équivalents.
Prérequis
Savoir utiliser les bases d’un ordinateur, ouvrir un document, envoyer un e-mail simple et naviguer dans une messagerie.
Avoir déjà utilisé Outlook, une boîte mail ou un agenda en ligne est recommandé.
Un compte Microsoft 365, Outlook, Teams, OneDrive ou un environnement de démonstration peut être utilisé selon le format de l’atelier.
Organisation & tarif
Format
Présentiel, distanciel ou bimodal
Durée
3h à 3h30 - une demie journée
Tarif indicatif
à partir de 100 € net de taxes
Tarif ajustable selon le format choisi : individuel, groupe, entreprise ou structure partenaire.
Objectifs pédagogiques
À la fin de l’atelier, le participant sera capable de :
Créer une règle simple dans Outlook pour mieux organiser ses e-mails
Utiliser une signature, un modèle ou une réponse automatique
Rechercher plus efficacement un message ou une pièce jointe
Créer et gérer un rendez-vous ou une réunion dans l’agenda
Comprendre les bases du partage sécurisé de fichiers
Différencier un partage privé, public ou limité dans le temps
Organiser une réunion Teams simple
Partager un document pendant une réunion
Adopter les bons réflexes pour éviter les erreurs de partage, de destinataire ou d’accès
Programme
Découverte des fonctions utiles pour gagner du temps dans Outlook : règles simples, catégories, recherche avancée, signatures, modèles de réponse et réponses automatiques.
Les participants apprennent à mieux organiser leur boîte mail, retrouver plus rapidement un message et limiter les tâches répétitives.
L’objectif est de rendre Outlook plus clair, plus efficace et moins envahissant au quotidien.
Mise en pratique autour de l’agenda : créer une réunion, inviter des participants, ajouter une description, joindre un document, définir un rappel et vérifier les informations importantes.
Les participants découvrent aussi les bons réflexes pour éviter les erreurs fréquentes : mauvais horaire, invitation incomplète, pièce jointe oubliée ou absence de lien de réunion.
L’objectif est d’organiser des rendez-vous plus propres et plus professionnels.
Présentation des bases du partage de fichiers avec OneDrive, Google Drive ou un outil équivalent selon l’environnement utilisé.
Les participants apprennent à partager un document avec les bonnes personnes, comprendre les droits d’accès, éviter les liens trop ouverts et vérifier si un fichier peut être consulté ou modifié.
L’objectif est de collaborer sans multiplier les versions de fichiers et sans ouvrir les accès inutilement.
Découverte des usages essentiels de Teams : rejoindre ou créer une réunion, partager son écran, échanger un fichier, utiliser le chat, comprendre la logique équipe/canal et gérer quelques notifications.
Les participants apprennent à mieux utiliser Teams dans une situation simple de collaboration ou de réunion d’équipe.
L’objectif est de rendre les réunions plus fluides et les échanges plus organisés.
Présentation rapide des usages possibles de l’IA dans Outlook, Teams ou Microsoft 365 lorsque l’environnement le permet : résumé de discussion, aide à la rédaction, reformulation, préparation d’un message ou synthèse de réunion.
L’objectif est de montrer les possibilités sans promettre une maîtrise complète de Copilot ou de l’IA en quelques minutes.
Mise en situation finale : préparer un message, appliquer une règle ou une signature, partager un document avec un accès adapté, puis créer ou rejoindre une réunion Teams test.
Les participants vérifient que le mail, le lien de partage et la réunion fonctionnent correctement.
L’objectif est de valider les gestes essentiels dans une situation proche du travail réel.
Pédagogie & pratique
L’atelier repose sur une approche pratique, progressive et orientée productivité.
Le formateur présente les fonctionnalités utiles, puis les participants manipulent directement les outils dans Outlook, Teams, OneDrive ou un environnement équivalent. Les exercices sont courts, concrets et adaptés aux situations professionnelles courantes.
L’approche reste réaliste : l’objectif est d’améliorer l’organisation et la collaboration au quotidien, sans chercher à couvrir toutes les fonctions avancées de Microsoft 365.
Pendant l’atelier, les participants peuvent travailler sur :
Créer une règle simple dans Outlook
Créer ou modifier une signature
Préparer une réponse automatique ou un modèle de message
Rechercher un e-mail ou une pièce jointe
Créer une réunion dans l’agenda
Partager un fichier avec des droits adaptés
Tester un lien de partage sécurisé
Organiser une réunion Teams simple
Partager un document ou son écran pendant une réunion
Selon le format retenu, les participants peuvent repartir avec :
Guide pratique “Règles, signatures et réponses automatiques Outlook”
Checklist “Partager un fichier sans se tromper”
Fiche mémo “Créer une réunion Teams efficace”
Modèle simple d’ordre du jour de réunion
Modèle court de compte rendu ou récapitulatif
Checklist des bons réflexes collaboratifs
L’évaluation reste adaptée au format court de l’atelier.
Elle peut prendre la forme d’une mise en situation : créer une règle Outlook, préparer une signature, partager un fichier avec les bons droits et organiser une réunion Teams test.
L’objectif est de vérifier que le participant sait utiliser Outlook et les outils collaboratifs dans une situation simple, utile et proche du quotidien professionnel.
Une attestation de réalisation est remise à chaque participant à la fin de l’atelier.
Organisation, financement et accompagnement
Ce workshop peut être suivi seul ou intégré dans un parcours plus complet selon le niveau, le public et les objectifs visés.
Le format reste souple : individuel, petit groupe, entreprise, association, collectivité ou structure partenaire.
L’atelier peut être organisé en présentiel, en distanciel ou en format bimodal selon les besoins.
Il peut être proposé en individuel, en petit groupe ou dans le cadre d’une session dédiée à une entreprise, une association, une collectivité ou une structure partenaire.
Le format court permet de répondre à un besoin précis : mieux gérer Outlook, organiser ses réunions, partager des fichiers correctement et améliorer la collaboration avec Teams ou des outils équivalents.
Cet atelier peut être organisé dans le cadre d’un besoin individuel, d’un plan de développement des compétences, d’une action collective, d’un accompagnement associatif, d’un projet d’entreprise ou d’un parcours de montée en compétences.
Selon votre situation, une prise en charge peut être étudiée : entreprise, OPCO, FAF, structure d’accompagnement, financement personnel ou dispositif spécifique.
Un devis ou une proposition adaptée peut être transmis sur demande.
Les prochaines dates peuvent être programmées selon les besoins : session individuelle, petit groupe, entreprise, association, collectivité ou structure d’accompagnement.
Pour connaître les disponibilités ou organiser une session, vous pouvez réserver un créneau d’échange.
Des sessions peuvent également être construites sur demande pour un groupe ou une structure.
Le contenu de l’atelier peut être adapté selon l’environnement utilisé : Outlook installé sur ordinateur, Outlook Web, Microsoft 365, Teams, OneDrive, Google Drive ou autre solution collaborative.
Pour une entreprise, une association ou une structure, les exercices peuvent être ajustés selon les usages réels : gestion des e-mails, règles automatiques, signatures, partage documentaire, réunions Teams, organisation d’équipe ou bonnes pratiques collaboratives.
Modalités qualité, suivi et accessibilité
Apprendre Maintenant organise ses ateliers avec une attention particulière portée à la clarté des objectifs, à l’adaptation du rythme, au suivi des participants et à l’accessibilité des contenus.
La formation peut être réalisée en présentiel, à distance ou en format bimodal selon les conditions définies avant la session.
Les modalités sont précisées lors de l’inscription ou de la demande de devis : durée, horaires, lieu, lien de connexion, matériel nécessaire et organisation pratique.
Le format peut être adapté selon le public, le contexte et les contraintes de la structure.
La méthode repose sur une pédagogie active, progressive et accessible.
Les apports théoriques sont courts et directement suivis d’exemples, de démonstrations et de mises en pratique.
Le formateur adapte le rythme selon le niveau des participants et privilégie les situations concrètes, proches des usages réels.
Une évaluation simple peut être réalisée pendant ou à la fin de l’atelier afin de vérifier la compréhension des notions abordées.
Selon le contexte, elle peut prendre la forme d’un exercice pratique, d’un mini-défi, d’un échange oral, d’une checklist ou d’une mise en situation.
Une attestation de réalisation est remise à la fin de l'atelier.
Selon l’atelier et le format retenu, les participants peuvent recevoir un support de synthèse, une fiche mémo, une checklist, un fichier d’exercice, un modèle ou une ressource pratique.
Les supports sont conçus pour être simples, lisibles et réutilisables après l’atelier.
L’objectif est que les participants puissent continuer à appliquer les bons gestes après la session.
Pour les formations à distance ou en format bimodal, une assistance technique et pédagogique est proposée afin d’accompagner le participant dans de bonnes conditions.
Avant le démarrage de l’atelier, les informations utiles sont communiquées au participant : horaires, lien de connexion, consignes d’accès, modalités de contact et informations pratiques.
Chaque participant bénéficie d’un accès à son espace extranet dédié via Digiforma et/ou Système.io, nos plateformes de gestion et de suivi de formation.
Cet espace centralise les éléments essentiels liés à la formation : programme, planning, émargement numérique, livret d’accueil, règlement intérieur, liens de classe virtuelle, supports éventuels, documents utiles, accès aux ressources en ligne et informations de suivi.
L’assistance peut porter sur :
l’accès à l’espace extranet participant ;
l’accès à la classe virtuelle ;
l’utilisation des outils numériques nécessaires ;
la consultation du planning, du programme et des documents utiles ;
la compréhension des consignes pédagogiques ;
le suivi des ateliers et des activités ;
les échanges avec le formateur ou l’organisme pendant le parcours.
En cas de difficulté technique, le participant peut contacter l’organisme afin d’être accompagné dans la résolution du problème ou orienté vers une solution adaptée.
Apprendre Maintenant étudie les besoins d’adaptation pour les personnes en situation de handicap ou rencontrant une difficulté particulière. Lorsque cela est possible, l’atelier peut être adapté : rythme, supports, modalités d’animation, temps d’échange, format présentiel ou distanciel.
Pour préparer les meilleures conditions d’accueil, il est recommandé de signaler tout besoin spécifique avant l’inscription ou la programmation de l’atelier.
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Apprendre Maintenant vous aide à choisir le bon format, adapter le contenu au niveau du public et identifier les solutions de financement possibles selon votre situation.
Sessions inter programmées
Consultez nos prochaines dates de formation et les actions publiées sur les plateformes officielles.
Programme actualisé le 13/05/2026
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